
清代著名經學家李文炤的「儉訓」第一句說:「儉,美德也,而流俗顧薄之」。管理學主張用3S來提高效率:簡單化(Simplification)、標準化(Standardization)、專業化(Specialization)。以簡單化為首,意指化繁為簡,提高效率,杜絕浪費,可以增強組織的競爭力。參照「儉訓」的論點,可以引伸出:「簡,效率之源泉也,而管理者顧薄之」。
最近大家對振興三倍券討論很多,到哪裡買、如何買、何時買,在哪裡用、何時用、如何用…,總覺得把簡單的事情複雜化了,和管理學原理背道而馳。
這種情形不會發生在企業場域,因為企業資源有限,講究效率,沒有浪費的本錢,加上競爭激烈,一定要把錢花在刀口上。
簡單化並非馬虎行事,而是認真力行3S政策,進一步做到標準化、專業化。
標準化是指產品規格一致,統一操作方法,大家都懂,大家都會,不會出差錯。專業化是指各有所專,運用組織運作力量,分層負責,管理者負責規劃及下定決策,執行人員肩負落實執行任務,上下一心,達成共同目標。
複雜化的結果千奇百怪,最常見的是作業沒頭緒,職責不分明,大家忙得團團轉,卻不知在忙些什麼,以致陷入「忙、茫、盲」窘境而不自知。整個組織運作猶如烏合之眾,群龍無首,大事沒人管,小事搶破頭,總司令搶著充當射擊手,沒人觀察敵軍動靜,這是何等危險的事。作業複雜化落得管理者「只看到眼前的小針孔,看不到遠方的大山洞」的場景。用管理語言來詮釋就是「看不到未來」,這就是一般所稱「管理短視症」,勢必會造成非常嚴重的後果。
現代人講究美容瘦身,希望保持健康、健美的體態;先進企業也在縮減規模,縮編組織,精簡人事,提高工作效率,強化競爭優勢。化繁為簡具有下列多層意義與效益:
一、化繁為簡,知易行易:把複雜的事情簡單化,這是管理者最基本的功課,簡單化可以發揮知易行易效應,衍生事半功倍效果。
二、簡化產品,降低成本:站在顧客立場思考,簡化產品結構設計,應用模組化技術,方便顧客使用,操作簡單,廠商容易維修,節省成本,一舉數得。
三、簡化製程,容易製造:應用科學的工作研究與分析方法,簡化製造程序,使製程更合理、更順暢,大幅提高效率,減少浪費,增加產出。
四、簡化流程,精緻服務:簡化服務流程,利用「剔、合、排、簡」的流程合理化分析技術,簡化服務過程的每一細節,使工作更輕鬆,不容易出差錯。
五、簡化回收,節約能源:簡化產品、包裝或回收作業,容易瞭解,方便執行,減少污染,達到節約能源目的,贏得社區的掌聲,獲得社會的尊敬。
3S政策是通往卓越管理的捷徑,尤其是簡單化,忽略不得。管理者下決策之後,由執行者負責落實執行,管理者還有更多、更重要的決策要做,執行者也有其他工作要落實執行。
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August 18, 2020 at 11:23PM
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