今年的 COVID-19（嚴重特殊傳染性肺炎，俗稱武漢肺炎）疫情影響人們的工作與生活，微軟執行長納德拉（Satya Nadella）曾表示，觀察 2 個月疫情期間的變化可看見一般數位轉型 2 年所達成的成果，顯見疫情加速企業數位轉型進展。關鍵在於充分運用網路應用服務、雲端基礎架構與安全防護，使企業員工可以遠距工作，保持業務進行。
廣義上來說，數位轉型是既有營運模式結合數位科技的過程，企業可從商業模式、營運流程、顧客體驗等不同面向著手。投入轉型需要打破固有思維，充分利用科技解決傳統的營運問題；更重要的是，創造企業自身與客戶的價值。
企業進行數位轉型，必然帶動人們工作模式的轉變；工作模式的數位化程度高低則取決於工作性質與產業特性，例如資訊產業、電子商務等高度依賴數位流程，當遭遇疫情或重大事件時，相對於其他產業較能彈性調度。
企業可以嘗試在工作環節逐步導入數位服務來提升營運能力，但不少企業主的迷思卻是，準備一兩套 Work From Home（WFH）方案就當作完成數位轉型，根本大錯特錯。數位轉型不該只有因應疫情或重大事件時的 WFH，這僅是其中一個環節，還有許多可能性能讓企業與員工深入討論。
面對 WFH 的同時，企業有機會審視工作模式的數位流程，看是否能保持營運不中斷。
善用雲端生產力工具與通訊軟體
工作上的文件、報表堆積如山，每天總有數十封電子郵件往來，幸好有了文書軟體可以幫助我們數位化編輯與歸檔。然而現在講求的是團隊協作，就要藉由雲端生產力工具以及通訊應用程式，跨越部門、甚至地理距離的限制，將員工線上連結在一起。這些數位化工具可進行文件共享以及群組溝通、視訊會議，市面上的服務相當多，大廠如微軟、Google 推出的 Microsoft 365、G Suite 已有一整套完善的解決方案，發展也相當成熟。
（Source：Google）
這些數位化工具的特點在於，以網路傳輸與雲端架構為基礎，支援跨裝置、跨平台使用，更隨使用者需求不斷優化功能介面，可以節省往來時間、降低通訊成本、帶來更好的生產力，並使工作模式更佳彈性靈活。
比方說，我們可在 Mac 筆電與 Android 手機上瀏覽同一份 Excel 文件，並能多人線上共同編輯，這在智慧型手機與行動網路還未普及之前實在很難想像。依賴電話與電子郵件的聯繫也比過往少，有了 WhatsApp、LINE 等免費軟體聯絡他人方便又好用。
值得觀察的是，視訊通話雖是多數通訊軟體內建的基本功能，然而今年疫情期間卻讓人們體認其重要性。進階的視訊會議產品如 Zoom、Microsoft Teams、Google Hangouts Meet 等使用量相較過往大幅增加，當成千上萬的企業員工在家上班就靠這些軟體保持聯繫，搭配雲端生產力工具使用更能事半功倍。企業可以根據不同的地域、情境以及對方客戶的需求，搭配多款視訊會議產品使用。政府部門與地方單位溝通、亦或外交聯繫時，視訊會議產品也都扮演重要角色。
（Source：微軟）
這些數位化工具雖然好用，但市面上的服務相當多，選用上就需要考量團隊與客戶的需求；每種工具的進入門檻不高，但要能靈活運用，還是需要花時間好好熟悉，這就需要員工個人多加摸索了。
硬體需求與資安防護不可少
使用數位化工具時，往往不能忽略硬體設備。進到辦公室上班有企業配發的專屬設備，但在家中可不一定有符合工作條件的硬體與軟體，像是沒有規格到位的電腦、顯示器、網路攝影機等等，更不用說企業統一採購的專業授權軟體，家中電腦通常不具備。於是企業與 IT 人員要部署與管理設備，也應納入居家辦公的使用條件，讓員工在家或在辦公室盡可能享有相同的工作體驗。
企業內部的網路管理機制無法管控遠端、居家的環境，使用 VPN（Virtual Private Network，虛擬私人網路）則是不少企業採行的方案，將內部與外部網路隔絕，防止外部入侵至內部系統，員工居家辦公使用 VPN 連線登入企業內網。另外還有虛擬桌面服務，可使存取企業提供的應用程式與數據資料更便利，當員工遠端接觸敏感資訊時也能受到安全管控。
疫情期間網路惡意攻擊不減反增，員工的資安防護意識更要多多加強。以大方向來看，養成公務設備與個人設備分開使用，公務設備設置強密碼才能登入使用，不隨意存取來路不明的隨身碟或行動裝置，也避免使用公用電腦、公用網路連接企業內網。機密文件只能留存在公務設備上，並且定時備份資料。
（Source：shutterstock）
家中環境必定適合遠距工作嗎？不一定
當人們進行遠距工作，對不少企業而言有其成效，甚至降低營運成本。自在舒適的環境有可能使人們的工作效率變高，也省去通勤來往公司與住處的不便，但家中環境就適合遠距工作嗎？那可不一定。
家中有許多干擾工作的元素，家人的存在令人安心但也可能充滿壓力，父母「關心」你的生活大小事，你要與另一伴緊密互動，還要時時刻刻照顧年幼的孩子，或許這是很多人願意進到辦公室的理由吧。心情放鬆可能讓創意源源不絕，但過於放鬆就讓工作效率大幅降低，想想在家是不是很想倒頭就睡，或者開啟 Switch、PS4 玩遊戲呢？
（Source：Flickr/Chris Harrison CC BY 2.0）
此外，已有國外企業如 Twitter、Facebook 等願意持續實施遠距工作模式，背後可望帶來交通、飲食、消費等生活樣態的種種改變。比方說，有些城市上下班時間不再塞車、搭乘大眾運輸工具不再擁擠，在辦公商圈吃飯與消費的人漸漸變少，員工待在家裡透過外送訂餐的頻率增加，採買日常用品改用網路購物送貨到府，這些變化將隨時間日漸發酵。
（首圖來源：Flickr/Michael Coghlan CC BY 2.0）
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July 22, 2020 at 01:06PM
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